Valider les plans d'implantation

Avant d'arrêter définitivement l'implantation des mobiliers dans les nouveaux locaux, deux grandes questions se posent :
quels sont les impératifs à respecter ?
qui en décidera ?

Les impératifs à respecter

Quel que soit le décideur, deux types d'impératifs s'imposent.

Les données matérielles et techniques, telles que :

• emplacement des prises de courant,
• emplacement des arrivées téléphoniques,
• emplacement des fenêtres et des radiateurs,
• ouverture des portes,
• dénivelées éventuelles,
• hauteur sous plafond (pour l'implantation des rayonnages),
• résistance au sol (pour un coffre-fort, par exemple).

Les données fonctionnelles, en imaginant l'implantation projetée des mobiliers dans son futur usage quotidien :

• ouverture des portes des armoires,
• ouverture des tiroirs des classeurs,
• ouverture des tiroirs de bureaux,
• zones de passage dans les bureaux.

A qui revient la décision ?

Au chef d'entreprise ?
N'oubliez pas alors, non seulement de faire adhérer vos chefs de service aux options que vous aurez retenues, mais
aussi de leur faire vérifier nue vous avez bien pensé à tous les impératifs signalés ci-dessus...

Aux divers responsables ?
N'omettez pas alors de :

• leur remettre un mémento des impératifs à respecter,
• leur fixer une date précise de remise des plans.

Quelle solution choisir ?
Si les différents responsables savent faire participer leur personnel à la recherche de l'implantation la plus fonctionnelle, la meilleure solution consiste à leur confier ce travail. Elle permet une plus grande implication de chacun dans le déménagement et en prépare une meilleure acceptation.

L'approbation des plans

La vérification des plans

Il sera nécessaire de vérifier si les implantations envisagées sont bien compatibles avec la réalité. Il faudra donc aller sur place avec les plans d'implantation, dans les nouvelles installations et y effectuer toutes les vérifications possibles.

Bien entendu, les plans doivent être très clairs et faciles à lire. Tout doit y être réduit à une échelle unique, locaux et mobiliers.

L'affichage des plans

Ils seront affichés dans chaque service.
S'ils ont été conçus avec la collaboration de tous, chacun y verra le reflet de son travail et s'imprégnera de ses futures conditions d'installation
s'ils ont été conçus sans la collaboration des intéressés, ils provoqueront peut-être quelques remous... Ils permettront cependant à chacun d'envisager l'avenir plus concrètement et de s'y préparer.

La diffusion des plans

Les plans d'implantation des mobiliers seront transmis à tous les fournisseurs qui seront concernés à un moment ou l'autre :

• fournisseurs de mobiliers neufs,
• installateurs de téléphone et de télex,
• fournisseurs de plantes, éventuellement.

Cette diffusion évitera nombre de problèmes au jour du déménagement : double manutentions, modifications d'installations, etc.

Ces plans sont désormais «irréversibles»

Affichés et diffusés, chacun doit considérer ces plans comme définitivement figés.
En aucun cas ils ne seront modifiés avant le déménagement. Toute modification entraînerait d'énormes complications dont souffriraient toutes les parties: vous-même, l'entreprise de déménagement, vos divers fournisseurs.

Éventuellement, vous ferez les modifications mineures souhaitées après qu'auront été achevées les opérations d'emménagement.

Cette exigence constitue une raison supplémentaire pour réfléchir sérieusement, à plusieurs et au bon moment, à tous les aspects des questions posées par l'implantation des mobiliers.

C'est entièrement en fonction de la nouvelle implantation que sera organisé le transfert.

Il est donc nécessaire d'arrêter assez rapidement les plans d'implantation des mobiliers.

Une fois arrête, ceux-ci doivent être considérés comme définitif.