Informer vos contacts de la date de votre déménagement

Peut-être avez-vous déjà annoncé le futur déplacement de vos installations. Peut-être avez-vous tenu à profiter de cette occasion pour valoriser l'image de marque de votre entreprise auprès de vos clients.

Il vous reste toutefois à indiquer les dates précises de votre déménagement à une série de personnes ou d'organismes, privés ou publics.

Ce sera pour vous l'occasion de constater la multitude des liens qui unissent votre entreprise à son environnement...

Comment informer ?

• dans quelques cas (isolés probablement), il sera nécessaire d'adresser une lettre personnelle.
• pour les autres cas, il suffira probablement de rédiger une lettre standard, reproduite par le procédé offset. Vous pourrez ensuite la personnaliser en frappant nom et adresse du destinataire dans les mêmes caractères que le corps de la lettre, et surtout, en y apposant une signature authentique, la vôtre ou celle de l'un de vos chefs de service.
• vous devrez également prévoir d'apposer, sur tous les courriers que vous expédierez désormais une petite vignette (étiquette auto-collante de couleur vive) qui précisera votre nouvelle adresse à partir de la date retenue.

L'utilisation de ces vignettes ne dispense pas pour autant de l'envoi des lettres semi-personnalisées, présentées au paragraphe précédent.

Qui informer ?

Il faudra informer, TOUS ceux avec qui votre entreprise est habituellement ou occasionnellement en relation, et ils sont nombreux!

Vos clients

Vos clients actuels, bien entendu, mais pourquoi ne pas utiliser votre fichier-clients à cette occasion

Vos fournisseurs

tous vos fournisseurs en matières premières, mais n'oubliez pas ceux que vous ne voyez qu'une fois ou deux au cours de l'année et dont vous avez besoin cependant.
tous vos fournisseurs des services généraux, en particulier :

• E.D.F. / G.D.F.,
• Compagnie des Eaux,
• La Poste
• Votres opérateur téléphonique fixe et mobile
• Fournisseur Internet
• Sociétés d'entretien : pour téléphone, machines à écrire, photocopieuses, matériels divers, nettoyage des locaux
• penser aussi à votre machine à affranchir.
• n'oubliez pas vos divers fournisseurs de services :
  • Assureurs,
  • Conseils extérieurs : en droit, en fiscalité, en formation professionnelle et marketing, etc.
• le cas échéant, il faudra penser à prévenir les propriétaires des locaux où sont installées, en location, vos agences et succursales (ou dépôts).

Les organismes fiscaux et financiers

On en oublie parfois et cela peut être source de difficultés...

• les impôts directs
  • Impôts sur les sociétés,
  • Taxe professionnelle,
  • Impôts locaux,
• les impôts indirects :
  • T.V.A.,
  • Vignettes automobiles,
• les divers organismes de crédit et de leasing,
• les organismes de placement éventuellement (SICAV, par exemple),
• vos banques et le service des chèques postaux.

Les organismes administratifs

La liste en est longue mais tous ne vous concernent peut-être pas...

• votre chambre syndicale et vos instances professionnelles diverses,
• l'inspection du travail,
• la médecine du travail,
• l'U.R.S.S.A.F.,
• les Caisses de retraite (et de retraite complémentaires),
• les AS.S.E.D.I.C.,
• l'organisme collecteur du 1 % à la construction,
• votre mutuelle,
• les syndicats de salaries,
• le service des mines, si vous avez des véhicules P. L.,
• l'I.N.S.E.E. pour votre numéro SIREN,
• la Chambre de Commerce et d'Industrie,
• le service municipal de la voirie.
• le tribunal du commerce (voir Annexe n° 5)

Informer vos contacts...
Une corvée ? Non si vous en faites un acte de relations publiques