Lancer l'appel d'offres de déménagement auprès des entreprises spécialisées

Vous ne pouvez ni choisir au hasard, ni choisir sur simple recommandation d'un tiers.

Le transfert d'une entreprise est une opération d'une importance telle qu'il est nécessaire de prendre toutes les précautions dans le choix de la société qui devra la réaliser.

L'appel d'offres s'impose donc. Mais à qui s'adresser?

Comment opérer un premier tri parmi les 30.000 transporteurs, les 3.000 transporteurs déménageurs... ou même simplement parmi les 1.000 sociétés spécialisées dans le déménagement ?

C'est naturellement parmi ces dernières que vous rencontrerez le plus d'expérience, de compétence, et donc de garanties.

Mais attention: les tailles des entreprises de transport ne se comparent pas à celles des entreprises industrielles...

Si votre déménagement est important, volumineux

Il faut alors sélectionner des entreprises d'une certaine dimension, où compétence technique et moyenne d'exécution font rarement défaut.

Choisir de préférence une entreprise possédant une certification Iso 9001- 9002.

Elles ont le mérite d'avoir élaboré une démarche qualité qui leur impose un contrôle biannuel au sein de l'entreprise et chez leurs clients.

Si votre déménagement comporte des éléments particulièrement délicats

C'est le cas, par exemple, des ordinateurs, coffres-forts et machines diverses ; il faut orienter votre choix vers les quelques grandes entreprises de déménagement : elles seules peuvent intervenir de façon polyvalente et offrir des services complémentaires tels que :

• vente ou location d'emballages;
• location de véhicules;
• garde-meubles;
• stockage industriel
• mis à disposition de personnel pour travaux spécifiques.

Comment découvrir ces entreprises

Voici les principaux moyens qui s'offrent à vous :

Chambre Syndicale du Déménagement
www.csdemenagement.fr/

AFDE
Les membres de la Commission déménagement d'entreprises de la Chambre Syndicale, réunis en assemblée constitutive le 15 janvier 1998, ont ainsi créé l'Association Française du Déménagement d'Entreprises (AFDE).
www.demenagementdentreprises.fr/

Comment procéder a l'appel d'offres

La solution la plus réaliste, celle qui sera susceptible de vous donner le maximum de garanties, consiste à opérer en trois temps :

1. Faire visiter vos locaux par les entreprises que vous avez sélectionnées pour l'appel d'offres.
2. Leur demander de vous remettre une étude ou une proposition pour une date précise,
3. Rédiger le cahier des charges, après analyse de ces études, compte tenu des éléments, informations ou solutions ainsi recueillies.
4. Remettre le cahier des charges aux entreprises, en exigeant le respect du cadre ainsi défini. Votre choix définitif en sera ainsi beaucoup facilité, tous les candidats ayant répondu aux mêmes questions.

Le contenu du cahier des charges

Il comportera nécessairement deux parties bien distinctes :

• les besoins de votre entreprise et ses problèmes particuliers
• les questions posées à l'entreprise de déménagement sur ses techniques et moyens mis en oeuvre.

L'expression des besoins

Ce sera, entre autres choses,

• les points de chargement et de déchargement,
• la nature, les quantités et volumes des éléments du transfert,
• les délais à respecter (délais souhaités et délais impératifs),
• les contraintes de production et de fonctionnement,
• les problèmes particuliers et les difficultés prévues.

Les questions sur les techniques et moyens mis en œuvre

II est nécessaire, à ce sujet, de questionner de façon très précise : il vous sera d'autant plus aisé de déceler, le cas échéant, les entreprises «fantaisistes». Toute entreprise sérieuse acceptera très volontiers de vous fournir ces indications.
II faut ici faire préciser à l'entreprise si elle fera ou non appel à la sous-traitance et, dans l'affirmative, pour quelles opérations particulières et dans quelle mesure.
Quelques points sont particulièrement importants:

La décomposition du prix

Il ne s'agit pas d'entrer dans le détail des coûts mais de connaître la décomposition du prix global par zone, secteur, niveau, service, atelier, immeuble, selon vos besoins.
Cette formule peut vous permettre de déceler d'éventuelles erreurs d'appréciation elle facilitera, par la suite, la négociation au cas où il serait décidé, par exemple, de surseoir au transfert de tel service. Toute entreprise sérieuse acceptera cette procédure.

Les pénalités de retard

Pour sauvegarder vos intérêts, il peut être nécessaire de prévoir des indemnités de retard (au maximum, 10% du prix global par journée de retard avec un «plafond» raisonnable).
Cette clause éliminera les entreprises aux moyens 11m tés ou insuffisants mais elle n'effraiera pas les autres.

Les assurances

Le chapitre négocier vos couvertures d'assurances (commentaire de l'étape n° 13, traite de la question.
Il faut être très vigilant à ce sujet et ne jamais se con tenter des affirmations qui laissent entendre que l'entreprise de déménagement est «assurée tous risques» ! Faites toujours préciser de telles affirmations par écrit et exigez de connaître les conditions réelles.

Les références

Plus votre déménagement est important et délicat, plus il est nécessaire que vous sachiez si les entreprises consultées ont réalisé des chantiers similaires et si elles ont donné satisfaction.
Exigez des références précises. Les entreprises qui possèdent la surface que vous souhaitez sauront vous fournir les preuves de leur capacité.

Rédiger un cahier des charges est une nécessité pour :

• Cerner votre problème de façon précise
• Mieux connaitre vos besoins
• Définir les responsabilités de chacun.
  

Un meilleur choix pour :

• Tester le sérieux de chaque soumissionnaire
• Etablir des comparaisons homogènes
• Déterminer les engagements réciproques
• Eviter des surprises futures