Mettre en place une permanence déménagement dans les locaux de départ
Mise en place
- les principes de repérage viennent d'être établis à l'étape n° 18,
- le personnel a été réuni et informé, au cours de l'étape n° 20,
- des instructions claires et précises ont été formulées par écrit : étape n° 21,
- le repérage des équipements et matériels est en cours, c'est l'étape n° 22.
Tout doit donc fonctionner sans aucun problème
Pourtant,
- même si les principes du repérage sont simples,
- même si le personnel a été bien informé,
- même si les notes d'information ont été rédigées avec soin,
Il s'agit maintenant de passer de la théorie à la pratique.
Et nécessairement, des questions vont se poser aux exécutants.
Ils vont donc les poser à leurs responsables directs, mais dans bien des cas ceux-ci risquent de ne pouvoir toujours y répondre.
Il est donc indispensable qu'une permanence-déménagement soit mise en place dès maintenant au vu et au su de tous dans l'entreprise.
Sa mission sera triple:
- renseigner,
- assister,
- contrôler.
Elle sera placée sous la responsabilité directe du responsable-déménagement de votre entreprise, assisté par les adjoints que la nécessité imposera.
- Inventaire des équipements à remplacer
- Valider les plans d'implantation
- Choisir l'entreprise de déménagement
- Établir le planning de réalisation du transfert
- Mettre au point les principes de repérage
- Réunir le personnel pour l'informer
- Évacuer les documents et matériels «réformés»
- Emballer, déménager et mettre en place documents et archives non urgents
- Emballer les autres documents
- DÉMÉNAGER - EMMÉNAGER
- Terminer la mise en place et le rangement des documents
- Contrôler l'installation