Réunir le personnel pour l'informer

Votre entreprise a réalisé que l'information est un investissement productif, dans la mesure où elle tend à réduire les attitudes habituellement négatives face è la nouveauté et au changement.

Le but de cette réunion est de préparer le déménagement en sa phase définitive. Elle suit, à quelque distance, la visite des nouveaux locaux (étape n° 15). Mais elle a probablement été précédée par d'autres réunions ou informations :

• le comité d'entreprise a sans doute évoqué plusieurs fois le déménagement. L'un de ses membres a peut-être même été désigné comme adjoint au responsable-déménagement ; (cf annexe n° 3)
• le bulletin d'entreprise ou des notes d'information ont dû sensibiliser l'opinion depuis longtemps;
• la maquette des nouveaux locaux a probablement été exposée dès sa réalisation et présentée au personnel, soit directement, soit par un commentaire sur magnétophone.
• des réunions se sont tenues à l'occasion de l'établissement du plan d'implantation, service par service.

Il s'agit, à cette étape, de réaliser une mobilisation générale. Des consignes seront transmises à tous, les suggestions intéressantes seront recueillies.

Animation et contenu

Le plus souvent, le responsable-déménagement de l'entreprise aura è assister l'animateur extérieur. Cette «coanimation» préfigurera la complémentarité des rôles des deux entreprises pendant la réalisation du déménagement.

C'est un responsable de l'entreprise de déménagement qui devra conduire la partie centrale de cette réunion car son contenu en sera essentiellement technique :

• organisation et planning général des opérations;
• répartition des charges de travail: emballage, deballage, preparation, mise en place,
• principes et applications concrètes du repérage,
• signalisation des locaux;
• calendrier précis des diverses opérations successives, service par service;
• conduite à tenir en cas de sinistre; etc.

Il est évident que la parole devra être laissée aux participants car il est de toute première importance que chacun puisse s'exprimer et le plus complètement possible.

Qui doit participer a cette réunion ?

La réunion générale d'information a pour objet de donner toutes les informations techniques nécessaires à chaque membre du personnel.
Mais aussi de réaliser une ultime mobilisation générale des volontés, pour réaliser le déménagement dans les meilleures conditions.

Le transfert sera l'acte de l'entreprise tout entière. C'est donc tout le personnel de l'entreprise qui participera à cette réunion s direction, cadres, maîtrise, employés et ouvriers.

Si votre entreprise est importante par le nombre de ses salariés, ou si vous ne disposez pas d'un local suffisamment grand pour les accueillir tous ensemble, ou si les nécessités du service ou de la production ne vous permettent pas de rassembler tout le monde en même temps, il vous faut alors envisager l'une des deux solutions suivantes :

• renoncer à réunir tout le personnel mais convoquer à une réunion unique une représentation de chacun de vos services,
  • le Chef de Service sera toujours convoqué et, si possible, la Secrétaire dont le rôle est souvent important;
  • chaque représentant sera choisi en fonction de sa capacité ou de sa compétence à retransmettre l'information à ses collègues.
• convoquer tout le monde, mais en des réunions successives, service par service, par exemple. Mais alors,
• la direction devra participer à chacune de ces réunions
• il faudra veiller à transmettre une information identique au cours de chacune de ces réunions et ne pas tenter d'innover d'une séance à l'autre.