Signaliser les nouveaux locaux
Il est, à présent, nécessaire de reporter dans les nouveaux locaux les repérages qui figurent sur les divers meubles, équipements et matériels à déménager (les mêmes repérages que ceux apposés sur les plans d'implantation des équipements).
Le repérage a probablement été établi au moyen de couleurs (étiquettes auto-adhésives) et de chiffres. Voici quelques indications :
- ces mêmes repérages doivent être apposés sur les murs de chaque étage et sur les portes de chacune des pièces (ou locaux) concernées,
C'est le technicien de l'entreprise de déménagement qui devra placer cette signalisation, dans le cas contraire elle sera cependant réalisée sous son contrôle. - dans l'ascenseur, la couleur de l'étage sera placée à côté du bouton de l'étage correspondant,
- à la sortie de l'ascenseur, un fléchage numéroté devra indiquer la direction à emprunter pour trouver les différentes pièces suivant leur codification.
La clarté et la précision de la signalisation augmenteront la rapidité du transfert
Les 12 étapes critiques
- Inventaire des équipements à remplacer
- Valider les plans d'implantation
- Choisir l'entreprise de déménagement
- Établir le planning de réalisation du transfert
- Mettre au point les principes de repérage
- Réunir le personnel pour l'informer
- Évacuer les documents et matériels «réformés»
- Emballer, déménager et mettre en place documents et archives non urgents
- Emballer les autres documents
- DÉMÉNAGER - EMMÉNAGER
- Terminer la mise en place et le rangement des documents
- Contrôler l'installation