Emballer les autres documents
Vous voilà dans la phase tout à fait rapprochée de votre déménagement:
Deux hypothèses sont ici à considérer :
- ou bien c'est votre personnel qui effectue l'emballage,
- ou bien c'est l'entreprise de déménagement qui l'effectue.
C'est votre personnel
Au cours de l'étape n° 29, les emballages et les étiquettes ont été livrés dans chacun de vos différents services.
Auparavant, une réunion du personnel a permis de transmettre les consignes générales (étape n° 20) et des notes d'information ont donné les consignes particulières de façon très claire (étape n° 21).
En principe, aucun problème majeur ne doit se poser.
Toutefois, certaines questions pourront apparaître telles que celles-ci :
- que faire de ces dossiers qui ne peuvent entrer dans les cartons qui nous ont été remis !
- il nous manque des emballages, que faire ?
- ce dossier spécial, dans quel sens faut-il l'emballer ?
- etc.
Ce sont les membres de la permanence-déménagement (instituée à l'étape n° 23) qui devront être en mesure de répondre à toutes les questions.
C'est l'entreprise de déménagement
Vous n'aurez-là, en principe, aucun problème. Le travail sera fait avec beaucoup moins d'hésitation, davantage de sûreté et de rapidité.
Mais votre personnel se trouvera moins impliqué et, dans certains cas, peut-être peu satisfait qu'on «touche à ses affaires»...
- Inventaire des équipements à remplacer
- Valider les plans d'implantation
- Choisir l'entreprise de déménagement
- Établir le planning de réalisation du transfert
- Mettre au point les principes de repérage
- Réunir le personnel pour l'informer
- Évacuer les documents et matériels «réformés»
- Emballer, déménager et mettre en place documents et archives non urgents
- Emballer les autres documents
- DÉMÉNAGER - EMMÉNAGER
- Terminer la mise en place et le rangement des documents
- Contrôler l'installation