Emballer, déménager et mettre en place documents et archives non urgents

Dans toute entreprise, il existe divers matériels, documents et archives qui ne sont pas d'un usage fréquent. Il y a lieu de les emballer et de les déménager, en un premier temps, pour alléger d'autant les opérations principales.

Autres avantages à ce «premier transfert»

• si le transfert principal doit être réalisé de nuit ou en week-end, le premier transfert peut, lui, être effectué de jour et en semaine, son coût en sera moindre.
• le classement des documents et des archives constitue un travail lent et fastidieux : grâce à un transfert initial, la mise en place s'échelonnera plus harmonieusement.
• la réalisation de ce premier transfert sera comme une répétition générale et permettra à chacun de mieux comprendre son propre rôle et de mieux saisir sa responsabilité.
• au cours du premier transfert vous pourrez voir à l'œuvre l'entreprise de déménagement.

Que déménager dans ce premier temps

Voici une liste indicative que vous compléter en fonction de votre propre organisation :

• les archives
• la bibliothèque;
• le service de documentation;
• la salle de démonstration;
• les stocks d'imprimés et de fournitures diverses
• les services commerciaux dont les représentants sont en déplacement ; etc.

Lorsque des ateliers doivent aussi être transférés, il est également possible de prévoir un déménagement préalable, par exemple pour :

• les stocks de pièces détachées et d'outillages;
• les machines spéciales rarement utilisées
• les racks à ferraille
• les machines qui font double emploi;
• tout ou partie du matériel de levage et de manutention ; etc.

Tout premier transfert allégera d'autant le déménagement général.
Ainsi au jour « j» le travail pourra être plus soigne et plus efficace